Vivimos en una vorágine de actividades diversas. Internet nos ha conectado con el mundo, pero también ha aumentado nuestras distracciones. Organizar la agenda para mantener un grado de productividad personal que nos permita trabajar por objetivos es indispensable si queremos tener éxito. En ese sentido, si te cuesta mantener la disciplina, debes saber que dispones de diferentes herramientas de productividad para ayudarte a seguir un programa eficaz.
Aunque pueda parecer contradictorio, el uso de demasiadas herramientas también puede ser perjudicial si estás más pendiente de ellas que del trabajo. Por eso, no quiero decir que utilices todas las que te voy a poner aquí, sino sólo aquellas que te resulten útiles y consigas que formen parte de tu día a día.
En este post quiero compartir contigo aquellas que más suelo utilizar habitualmente. También voy a explicarte por encima cómo funcionan y de qué forma te ayudan a aprovechar mejor el tiempo para conseguir tus objetivos.
Google Calendar
Si no eres capaz de llevar una agenda de papel y escribir siempre las anotaciones del día, créeme que Google Calendar crea cierta adicción. Si tienes múltiples reuniones durante la semana, pero al mismo tiempo tienes que efectuar determinados trabajos, te vendrá muy bien que Google Calendar te avise por correo electrónico de que se acerca el momento. Además, puedes tener una visión global de todo lo que tienes que hacer durante la semana y configurar diferentes calendarios para distintas actividades.
Evernote
Durante el día te encuentras con muchas personas, asistes a reuniones y entrevistas, te llaman por teléfono o te solicitan favores. Lo lógico es que tu cabeza no pueda retenerlo todo sin olvidarte. Por eso, me resulta muy útil saber que dispongo de la app de Evernote para tomar notas de las cosas que tengo que hacer. Es como la bandeja de trabajo que en muchas empresas tenemos encima de la mesa, pero en tu móvil.
Microsoft Excel
Lo sé, es el método más primitivo y sencillo que se puede utilizar para gestionar tu productividad. Pero si no tienes ganas de aprender a usar nuevas aplicaciones, una hoja de Excel también te puede ser útil para organizar tu tiempo, monitorizar cuántas horas has trabajado y cuánto te ha rendido económicamente cada actividad. Sea lo que sea lo que tengas que hacer, sabes que dispones de un tiempo (limitado) y unos objetivos de producción por día, semana, mes, etc.
Haz una tabla para anotar qué trabajos has hecho cada día, cuánto tiempo te ha llevado hacerlos y cuántos ingresos te han producido. Si eres autónomo y te dedicas al diseño gráfico, o a la redacción, tener este sencillo planning en Excel te será muy útil para no caer en el “overselling”, cumplir con los tiempos de entrega establecidos con tus clientes, y no cobrar más barato de lo que debes, ya que sabes cuánto tiempo te lleva una actividad.
Si pasas gran parte de tus horas de trabajo frente a un ordenador, es probable que dediques algunos ratos a informarte sobre las noticias de tu sector para estar actualizado. Sin embargo, la cantidad de páginas que podemos visitar al día puede ser descomunal. Si te ha gustado un artículo y quieres guardarlo para leerlo más tarde (que sería lo más efectivo para que no se te escape el tiempo) puedes usar Pocket para hacerte un “bolsillo de enlaces” que puedas consultar luego. Basta instalar el botón de Pocket en tu navegador y darle a añadir. También puedes consultarlo desde el móvil.
Time timer
En el mundo de los negocios, el tiempo es oro. Esta aplicación para Android e iOS te permite utilizar un temporizador que te indica cuánto tiempo le estás dedicando a una actividad. Lo habitual es que, si no llevas un control muy riguroso, empieces a hacer una actividad y no sabes muy bien cuándo la terminarás. Pero es imprescindible gestionar bien el tiempo para cumplir los objetivos. Time Timer es muy útil para que no se te vaya el santo al cielo.
Xmind
Es una herramienta excelente para crear esquemas. Si tu trabajo consiste en transmitir conocimientos, Xmind te será muy útil para organizar las ideas, de modo que en tus clases puedas aprovechar bien el tiempo y no te quede nada por decir que luego tengas que explicar en otra clase. Tiene una versión gratuita y otra de pago y lo bueno es que luego puedes exportar el esquema a Evernote o a un hoja de Open Office.
Hootsuite
Tanto si te dedicas al mundo del marketing online como si sólo gestionas tus propias cuentas, debes saber que las redes sociales pueden perjudicar mucho a la productividad. Facebook o Twitter pueden suponer una fuente de distracción que te lleve a pasar mucho tiempo compartiendo contenidos y mirando publicaciones sin un objetivo específico.
Por eso, lo más recomendable suele ser programar los contenidos que quieras publicar a través de una aplicación como Hootsuite y consultar ahí los feedback de tus fans y seguidores, en vez de estar constantemente entrando a las páginas de Facebook y Twitter.
Confío en que este artículo te ayude a mejorar tu productividad. Recuerda que las herramientas online deben servir para hacerte el trabajo más fácil, no para complicarlo. Me gustaría saber cuáles son las herramientas que tú utilizas para controlar tu productividad personal, y cuál de estas es la que más te gusta. Déjame tu opinión en los comentarios.
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