La mejor herramienta de productividad GTD

Escribir un artículo comparando todas las herramientas de productividad del mercado es una locura que no voy a intentar hoy. Es realmente imposible por falta de tiempo probar todas y cada una de las alternativas y usarlas durante un tiempo prudencial como para poder hacer una comparativa decente. Pero es que además no tiene sentido ninguno hacer esto. Y si seguís leyendo entenderéis mejor a qué me refiero.

Cada uno somos diferentes y si lo bueno que tiene el sistema GTD es que podemos adaptarlo a nosotros mismos, por supuesto que no podemos pensar que alguien va a inventar una herramienta «perfecta» para todo el mundo que quiera usar GTD.

Tampoco podemos pensar que leyendo una comparativa vamos a entender el funcionamiento de los programas tan complejos como estos, que además evolucionan muy rápido. Creo que la única forma de saber si un programa nos sirve es probándolo, pero antes de ponernos a instalar programas es importante tener claros los siguientes conceptos.

Características del mejor software GTD

Cuando buscamos una herramienta de productividad para GTD, estoy muy de acuerdo con Jeroen Sangers en que debe cumplir principalmente dos funciones:

1. La posibilidad de añadir de forma muy fácil y rápida las tareas nuevas.
2. La posibilidad de crear listas de contextos para poder organizar esas tareas.

Aparte de estas dos funciones principales yo, en los tiempos de movilidad y conectividad en los que nos movemos, le voy a pedir estas otras características:
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• Movilidad. Debe permitir acceder a nuestra lista de tareas desde cualquier dispositivo, móvil o fijo. Tiene que estar accesible desde tu oficina, desde un ciber o desde el desierto con un móvil. Esto implica que debe funcionar tanto en modo offline como en modo online, o por lo menos ser capaz de sincronizarse de una manera efectiva. Por supuesto que también debe permitir añadir tareas al inbox en movilidad.
• Flexibilidad. Cada vez que pruebo una nueva herramienta de GTD, todas tienen algo que yo no usaría de este modo, o algo que me gustaría modificar pero que no puede cambiarse. La herramienta perfecta debe ser completamente flexible y adaptable al usuario.
• Compatibilidad. Es un poco una consecuencia clara de las anteriores. La compatibilidad permite su uso en diferentes dispositivos y mejora la movilidad. Quiero poder acceder desde Mac, Linux o Windows, sin tener que preocuparme demasiado de actualizar y de sincronizar. Además, no se si en un futuro dejaré de usar windows y me pasaré a Mac o si mi iPhone pasará a ser un Android. No quiero tener que cambiar de herramienta en el futuro por detalles como estos.

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¿Cuál es el mejor software para ti?

Si has leído este artículo detenidamente, puedes llegar a pensar que el software que buscas para gestionar tus tareas es el que cumple esas cinco características anteriores. Ni mucho menos. Ese es el software ideal para mi, pero tu tienes tus propias necesidades, y lo que es perfecto para mi, lo más probable es que no lo sea para ti.

Un gran error que comete mucha gente es probar y probar un programa tras otro, normalmente sin encontrar nunca algo que le funcione. Lo estás haciendo al revés. Lo primero es empezar a usar GTD, como sea, con el primer programa que encuentres, con un cuaderno y un papel, no es importante. Y cuando lleves un tiempo usándolo y se te colapse el sistema (que se te va a colapsar, no lo dudes), perfecciona tu sistema y tus hábitos y vuelve a trabajar con GTD con el mismo programa. Y así durante varios meses. Y cuando ya hayas probado el sistema, hayas adaptado el sistema GTD a tu ritmo de vida y hayas implementado nuevos hábitos para funcionar con tu sistema de gestión de tareas GTD, entonces, y sólo entonces sabrás que es lo que necesitas.

En ese momento es cuando tienes que hacer una lista como la mía, y puedes dedicar un par de días a probar diferentes programas y software, porque en unas horas sabrás si es lo que estás buscando o no. Para encontrar algo es imprescindible saber lo que estás buscando. Si no, la búsqueda continuará eternamente y nunca estaremos satisfechos.

Alternativas de software GTD

Bien, una vez entendido todo esto, yo, que cometí el error de probar muchos programas antes de saber que es lo que necesitaba, quiero compartir con vosotros una pequeña selección de las mejores herramientas de GTD.  Y simplemente os voy a dar los enlaces, no voy a explicar prácticamente nada ni voy a comparar cual es mejor que el anterior. Solamente he explicado algo más mi favorito, Toodledo, que es el que yo uso para gestionar mis tareas en el día a día.
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• Wunderlist: Multiplataforma, con un diseño espectacular, gratuita y software libre. Además tiene una aplicación web que permite acceder desde el propio navegador. Es una herramienta muy interesante para  probar. A mi me parece poco flexible de configurar, los otros cuatro apartados los pasa con nota.
• Taskcoach.org: Multiplataforma y portable. Puedes tenerla instalada en una carpeta de Dropbox y acceder a tus tareas desde cualquier sitio (o usar un pincho usb). Es mucho más simple pero eso no tiene por qué ser malo.
• Omnifocus: Tiene el problema de que está limitada a usuarios de Apple, con versiones para Mac, iPhone y iPad. Si lo tuyo es el universo Mac, esta puede ser tu aplicación. Es cara, pero muy potente.
• Nozbe.com: Una de las aplicaciones Web más importantes. Ha mejorado mucho en el último año y su integración con Evernote la hacen una alternativa muy buena a tener en cuenta.
• Toodledo.com: He dejado para el final mi favorita. Toodledo es el patito feo de las herramientas de GTD, pero no he encontrado nada parecido en potencia, flexibilidad y compatibilidad. Es una herramienta via Web, por tanto se usa desde tu propio navegador, no hay nada más portable que eso. Pero si queremos usar otras aplicaciones instaladas, su potente API permite sincronizar tus tareas con todas estas aplicaciones. Además su versión móvil rediseñada en HTML5 permite trabajar offline incluso desde el móvil. La gran ventaja en cualquier caso no es todo eso. Lo que par ami hace a Toodledo genial es la flexibilidad que os comentaba antes, podemos organizar las tareas de tantas maneras diferentes que Toodledo se adapta al usuario de forma que no tienes que adaptarte tu al programa, sino al revés. Como con las demás aplicaciones te invito a probarlo y sacar tus propias conclusiones.

[/unordered_list]Seguro que de esa pequeña selección te parece que faltan algunas o que sobran otras. He querido dejar aquí solo algunos ejemplos de herramientas de productividad, seleccionando las mejores, basándome en mi propia experiencia y en lo que he podido observar a mi alrededor. Pero vuelvo a lo mismo, antes de probar estas u otras herramientas tienes que tener claro lo que buscas y luego es que tu mismo las analices y saques tus propias conclusiones.