Si todo es importante, nada es importante.

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Al empezar el día y querer planificar nuestra jornada de trabajo muchas veces nos encontramos con una lista de tareas pendientes tan larga que no sabemos por dónde empezar. Al final acabamos levantándonos a tomar un café y sin hacer nada de nada. Si te ocurre esto, puede que sea porque pienses que todas las tareas de tu lista son igual de importantes, y ese es el gran problema. No puedes valorar todo por igual, porque si todo es importante, nada es importante, y estamos como al principio. 

Hay que dar prioridades a las tareas, hay que ser capaz de ordenarlas de algún modo que podamos elegir cual hacer en cada momento. Hay gente que opina que priorizar es un error, pero creo que no está en lo correcto. El problema no es dar prioridades, es priorizar de la manera correcta.

La elección de una tarea sobre otra no puede basarse en criterios emotivos o de «ganas». No puede ser el azar, ni hacer lo que nos apetece más en ese momento. Esto puede funcionar algún día que nuestra motivación está por los suelos, pero si esta es nuestra forma de trabajar, tendremos  las tareas más aburridas abandonadas en la lista por siempre.

Tampoco pueden ser otros los que pongan las prioridades por ti. Aunque tu debes tener en cuenta lo que otros sugieren, no pueden ser ellos los que organicen tu día, porque no saben que otras tareas hay en tu lista (o lo saben pero no les importa).

Si, estoy hablando de los jefes. A todos nos ha llegado un jefe con una tarea importantísima que es para hoy, o para ayer en algún caso. Y no seré el primero al que el jefe le ha llegado esa misma tarde con otra tarea de vital importancia, que tiene que terminarse hoy mismo, claro que si.  Pues bien, todo no puede ser.

Y si queremos rizar el rizo, aunque por desgracia no es tan rara esta situación, el mismo jefe nos llega al día siguiente y nos informa que lo que ayer era vital para sobrevivir, ya no es importante porque se ha decidido así en una reunión. Y hemos perdido la tarde del día anterior para nada. Y no quiero meterme en el supuesto de tener dos jefes, que me pongo hablar y no paro. Creo que se pilla la idea.

Cuando esto sucede, siempre acabamos haciendo lo último que se nos ha pedido, que normalmente no es ni lo más urgente ni lo más importante. 

Tenemos que ser capaz de tener nuestro propio sistema de gestión del tiempo y de las tareas y ser capaz de identificar de un vistazo las tareas que realmente son importantes de las que no. Os dejo unas pautas que yo mismo sigo para poder descubrir si…

¿Es realmente importante una tarea?

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• ¿Es para hoy? De verdad tiene que hacerse hoy y no puede hacerse otro día. Y recuerda, que nuestro jefe lo haya dicho no significa que siempre sea verdad.
• ¿Tiene la tarea una fecha límite? Quizás forma parte de un proyecto con plazos de entrega, en ese caso hay que planificar el proyecto completo y ser capaz de poner fechas a las tareas individuales para que «no nos pille el toro». Una planificación del proyecto es básica para que esto no ocurra. A lo mejor la tarea realmente importante es planificar el proyecto si no lo has hecho todavía.
• ¿Tienes tiempo para hacerla? Hay tareas de 10 minutos y tareas de una hora. De hecho hay tareas que no sabes cuanto vas a tardar en hacer, si nos ocurre esto, hay que pasar a la siguiente pregunta:
• ¿Es una tarea o un proyecto? Si no sabes cuanto vas a tardar, o si piensas que son más de tres o cuatro horas, lo más normal es que no estemos hablando de una tarea, sino de un proyecto sencillo que podría dividirse en varias tareas. Simplifica, divide el proyecto en tareas y vuelve a valorarlas individualmente.  Piensa en esa tarea que llevas meses sin hacer porque «nunca tengo suficiente tiempo para hacerla».  Analízala, y mira a ver si puedes convertirla en 5 ó 10 tareas más simples, verás como es más fácil empezar.
• ¿Estamos en el contexto adecuado para hacer la tarea? El contexto es esencial. No podemos ponernos a escribir un artículo si estamos en un autobús o en el metro, pero si podremos vaciar el correo, responder un email o hacer esa llamada pendiente. Si vamos a entrar en una reunión en 20 minutos, no vamos a poder empezar una tarea de las importantes del día, que requiera una hora de nuestra concentración.
• ¿Tenemos la energía suficiente para ponernos con ella? Ojo, mucho cuidado con este apartado. La energía (o motivación o estado de ánimo) puede y debe servir para priorizar, pero no puede ser una excusa. Hay tareas para las que nunca tendremos suficiente energía, simplemente porque en el fondo no queremos hacerla, y retrasar su prioridad es la forma de auto-engañarnos para no hacerla nunca. Yo soluciono esto poniéndole fechas límite a esas tareas. De ese modo, aunque no me apetezca, tengo que hacerlo ese día.
• ¿Es una tarea crítica? Llamo así a las tareas que bloquean la realización de otras tareas. ¿Es una tarea que bloquea a otras tareas tuyas o de otros para  seguir trabajando en el proyecto por el contrario es una tarea aislada que no impacta en los demas?

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Al principio, y dependiendo del tamaño de nuestra lista,  todo esto nos va a llevar bastante tiempo, pero poco a poco, si nos acostumbramos a elegir las tareas siguiendo unas sencillas reglas seremos capaces de clasificarlas con un solo vistazo a nuestra lista al finalizar el día. Así dejaremos preparado el trabajo a realizar al día siguiente, para empezar con fuerza y sin dudas por la mañana.