Delegar. Tantas veces habremos oído esta palabra, tantas veces se lo habremos recomendado a amigos y compañeros, y tantas veces habremos olvidado hacerlo nosotros mismos. La RAE lo describe de una forma un poco tosca pero creo que todos tenemos claro el concepto:
1. tr. Dicho de una persona: Dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación. Delegó en su hijo la decisión sobre el futuro de la empresa. U. t. c. intr. Después de su último infarto, prefirió delegar más en su socio.
En el fondo, si lo pensamos, todos deberíamos estar deseando delegar algo, poder encargar nuestro trabajo a otros para poder disponer de más tiempo y dedicarnos a otras tareas más importantes. Suena estupendo. ¿Por qué sin embargo es tan complicado delegar? ¿qué es lo que hace que nos cueste tanto confiar en otras personas para hacer un trabajo? ¿entendemos realmente lo importante que es ser capaz de delegar un trabajo dentro de nuestra empresa?
Obviamente no voy a responder a todas estas preguntas, bastará con que seamos capaces de pararnos un momento y pensar en las posibles respuestas. Si que quiero aprovechar y dar algunas pautas para entender mejor el concepto de delegar y su importancia en nuestro entorno, tanto en el personal como en el laboral.
¿Por qué tengo que delegar?
Esta claro que cuando una persona se satura, su rendimiento disminuye, y como el rendimiento disminuye, las tareas se acumulan más y más. Si uno no es capaz de cortar ese círculo vicioso cada vez se ve más agobiado y el estrés comienza a ser un problema importante. Todos tenemos un límite que debemos conocer, una especie de techo a partir del cual la productividad comienza a descender. Hay que ser capaz de darnos cuenta cuando lo estamos sobrepasando y tener la capacidad de detenernos un momento, analizar el problema y tomar las medidas adecuadas.
Hay varias formas de rebajar nuestro nivel de ocupación (estrés, agobio, llámenlo como quieran) y volver a ser personas productivas:
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- Mejora tu productividad. Implementa hábitos y sistemas que optimicen tu tiempo. Los sistemas GTD, la gestión efectiva del email, implementar hábitos en el trabajo y en tu día a día son claros ejemplos de cómo puedes mejorar tu productividad.
- Aprende a decir que no. Ya hablé hace unos días sobre esto. Hay veces que la única forma es decir que NO. Lo difícil es tener claro a qué hay que decir que no.
- Delegar. Si tu no puedes hacerlo y es algo que debe hacerse, alguien debe hacerlo por ti. Parece bastante obvio, ¿verdad? De este modo, trabajando en equipo cada uno al 100% de su productividad es cómo realmente se puede llegar lejos en un proyecto.
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Lo que debes aprender para poder delegar.
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- Primero. Hay gente que hace las cosas mejor que tú. Cualquier cosa. Siempre habrá gente que sea mejor que tu en algo. Así de claro, así de directo y así de simple. Es imprescindible aprender este punto. Interiorizarlo y acordarse de él cuando nos vuelvan las dudas.
- Segundo. No puedes hacerlo todo tú. Así que si no delegas, no podrás hacerlo todo, y si no lo hace otro, nadie lo hará, porque repito, no puedes hacerlo todo.
- Tercero. Todas las tareas requieren un tiempo, y a más dedicación, salen mejor. Es posible que tu seas muy bueno en algo, y te voy a conceder que la persona en la que vas a delegar no sea mejor que tú en eso (aunque hay gente mejor que tú, recuerdalo). Ahora, ¿quién hará mejor una tarea que requiere una hora?, tú en cinco minutos o él en la hora que tiene disponible para hacerlo.
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Aprende a delegar
Como todo en esta vida, no se nace sabiendo y delegar no es una excepción. No vale solo con empezar a delegar todas las tareas que te sobran o que no puedes hacer, hay que saber hacerlo. Estás son algunos de los consejos para ser capaz de delegar de forma eficiente:
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- Qué. Es de gran importancia distinguir entre las tareas que podemos (y debemos) delegar de las que debemos realizar nosotros. Esto es quizás lo más complicado. Lo que hay que hacer no siempre es lo que nos gusta más o lo que hacemos muy bien (recuerda el primer punto). Todo el tiempo que gastas en hacer tareas que podrían hacer otros es un tiempo desperdiciado que podrías usar en planificación o en tareas que sólo tu puedes hacer.
- Comunicación. Deber ser capaz de comunicar lo que quieres cuando delegas una tarea. Dejar claro qué es lo que se espera conseguir, el objetivo. Si la tarea delegada no sale como se esperaba quizás no debes buscar la excusa en la persona encargada. Piensa primero en ti, ¿estas haciendo todo lo posible para que se entienda lo que necesitas o quizás podrías trabajar algo más la comunicación dentro de tu equipo?
- Quién. ¿Hemos escogido la persona adecuada para realizar esa tarea? Es nuestro deber tener claro qué tareas podemos asignar a diferentes perfiles en nuestra empresa. Conoce a tu equipo y saca lo mejor de cada uno.
- Cuándo. Los plazos para conseguir los objetivos deben ser realistas y es importante que la persona que va a realizar la tarea los conozca de antemano. Es importante para que nuestro equipo pueda organizarse junto con las otras tareas que puede tener asignadas de antes.
- Formación. El proceso de delegar correctamente no surge de la noche a la mañana. Igual que nosotros debemos aprender a delegar, debemos dedicar un tiempo importante a formar a nuestro equipo de forma que puedas confiar en ellos cuando llegue el momento de traspasar la responsabilidad de una tarea.
- Paciencia. Delegar es complicado, el primer día lo normal es que no encuentres a la persona que necesites y el trabajo no salga como esperabas. En todos los equipos de trabajo hace falta rodaje y no esperes resultados el primer día. La paciencia es importante para poder analizar con tranquilidad todo lo que vaya ocurriendo.
- Seguimiento. No se trata de soltar el marrón y dedicarnos a otras cosas. Es importante, sobre todo al principio, hacer un seguimiento de las tareas para asegurarnos de que nos han entendido correctamente. Esperar a que se termine la tarea para rechazarla porque está todo mal debido a un malentendido no ayuda a nadie.
- Trabajo. Recuerda que delegar no es pasar la pelota para poder sentarnos a descansar. Si has delegado una tarea es porque tu ya tienes otras que son más importantes. Aprovecha tu tiempo extra de la mejor forma posible.
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